입출고 및 보관관리

원료 및 자재의 입고 및 보관 관리에 대한 사항은 우수 화장품 제조 및 품질관리 기준 제11조와 12조에서 규정하고 있다. 또한 내용물에 대한 입출고 및 보관 관리는 제19조에서 규정하고 있다. 제조 업자는 원자재 공급자에 대한 관리 감독을 적절히 수행하여 입고 관리가 철저히 이루어지도록 하여야 한다. 원자재의 입고 시 구매 요구서, 원자재 공급 업체 성적서 및 현품이 서로 일치하여야 한다. 원자재 품질 성적서에 기재된 사용 기한과 원자재 포장에 기재된 사용 기한의 일치 여부를 확인하고 사용 기한의 경과 여부를 점검하고 이상이 없으면 적합 판정하여 입고한다. 필요한 경우 운송 관련 자료를 추가로 확인할 수 있다. 원자재 용기에 제조 번호가 없는 경우에는 관리 번호를 부여하여 보관하여야 한다. 원자재 입고 절차 중 육안 확인 시 물품에 결함이 있을 경우 입고를 보류하고 격리 보관 및 폐기하거나 원자재 공급 업자에게 반송하여야 한다. 입고 된 원자재는 적합, 부적합, 검사 중 등으로 상태를 표시하여야 한다. 다만 동일 수준의 보증이 가능한 다른 시스템이 있다면 대체할 수 있다. 원자재 용기 및 시험 기록서의 필수적인 기재 사항은 원자재 공급자가 정한 제품명, 원자재 공급자명, 수령 일자, 공급자가 부여한 제조 번호 또는 관리 번호이다. 화장품의 제조와 포장에 사용되는 모든 원료 및 포장재의 부적절하고 위험한 사용, 혼합 또는 오염을 방지하기 위하여 해당 물질의 검증, 확인, 보관, 취급 및 사용을 보장할 수 있도록 절차가 수립되어 외부로부터 공급된 원료 및 포장재는 규정된 완제품 품질 합격 판정 기준을 충족시켜야 한다. 모든 원료와 포장재는 화장품 제조 업자가 정한 기준에 따라서 품질을 입증할 수 있는 검증 자료를 공급자로부터 공급받아야 한다. 이러한 보증의 검증은 추가로 관리되어야 하며, 모든 원료와 포장재는 사용 전에 관리되어야 한다. 요구 사항을 만족하는 품목과 서비스를 지속해서 공급할 수 있는 능력 평가를 근거로 한 공급자의 체계적 선정과 승인이 필요하며 협력이나 감사와 같은 회사와 공급자 간의 관계 및 상호 작용의 정립을 고려해야 한다. 입고된 원료와 포장재는 검사 중, 적합, 부적합에 따라 각각 구분된 공간에 별도로 보관되어야 한다. 필요한 경우 부적합 된 원료와 포장재를 보관하는 공간은 잠금장치를 추가하여야 한다. 다만 자동화 창고와 같이 확실하게 구분하여 혼동을 방지할 수 있는 경우에는 해당 시스템을 통해 관리 할 수 있다. 외부로부터 반입되는 모든 원료와 포장재는 관리를 위해 표시하여야 하며 필요한 경우 포장 외부를 깨끗이 청소한다. 한 번에 입고 된 원료와 포장재는 관리를 위해 표시해야 하며 필요한 경우 포장 외부를 깨끗이 청소한다. 한 번에 입고 된 원료와 포장재는 제조 단위 별로 각각 구분하여 관리하여야 한다. 제품을 정확히 식별하고 혼동의 위험을 없애기 위해 라벨링을 해야 한다. 원료 및 포장재의 용기는 물질과 뱃치 정보를 확인할 수 있는 표시를 부착해야 한다. 제품의 품질에 영향을 줄 수 있는 결함을 보이는 원료와 포장재는 결정이 완료될 때까지 보류 상태로 있어야 한다. 원료 및 포장재의 상태는 적절한 방법으로 확인되어야 한다. 확인 시스템은 혼동, 오류 또는 혼합을 방지할 수 있도록 설계되어야 한다. 원자재는 시험 결과 적합 판정된 것만을 선입 선출 방식으로 출고해야 하고 이를 확인할 수 있는 체계가 확립되어 있어야 한다. 오직 승인된 자만이 원료 및 포장재의 불출 절차를 수행할 수 있으며 뱃치에서 취한 검체가 모든 합격 기준에 부합할 때 뱃치가 불출될 수 있다. 원료와 포장재는 불출 되기 전까지 사용을 금지하는 격리를 위해 특별한 절차가 이행되어야 한다. 특별한 환경을 제외하고, 재고품 순환은 오래된 것이 먼저 사용되도록 보증해야 한다. 모든 물품은 원칙적으로 선입 선출 방법으로 출고한다. 다만 나중에 입고 된 물품이 사용 기한이 짧은 경우 먼저 입고 된 물품보다 먼저 출고할 수 있다. 선입 선출하지 못하는 특별한 사유가 있을 경우, 적절하게 문서화 된 절차에 따라 나중에 입고 된 물품을 먼저 출고할 수 있다. 완제품은 적절한 조건 하의 정해진 장소에서 보관하여야 하며, 주기적으로 재고 점검을 수행해야 한다. 완제품은 시험 결과 적합으로 판정되고 품질 보증 부서 책임자가 출고 승인한 것만을 출고하여야 한다. 출고는 선입 선출 방식으로 하되 타당한 사유가 있는 경우에는 그러지 아니할 수 있다. 출고할 제품은 원자재, 부적합품 및 반품된 제품과 구획된 장소에 보관하여야 한다. 다만 서로 혼동을 일으킬 우려가 없는 시스템에 의하여 보관되는 경우에는 그러하지 아니할 수 있다. 모든 완제품은 포장 및 유통을 위해 불출 되기 전 해당 제품이 규격서를 준수하고 지정된 권한을 가진 자에 의해 승인된 것임을 확인하는 절차서가 수립되어야 한다. 시장 출하 전에 모든 완제품은 설정된 시험 방법에 따라 관리 되어야 하고 합격 판정 기준에 부합하여야 한다. 뱃치에서 취한 검체가 합격 기준에 부합했을 때만 완제품의 뱃치를 불출할 수 있다. 완제품 검체 채취는 품질관리 부서가 실시하는 것이 일반적이다. 제품 시험 및 그 결과 판정은 품질관리 부서의 업무다. 제품 시험을 책임지고 실시하기 위해서도 검체 채취를 품질관리 부서 검체 채취 담당자가 실시한다. 검체 채취자에게는 검체 채취 절차 및 검체 채취 시의 주의 사항을 교육 및 훈련 시켜야 한다. 보관용 검체는 재시험이나 고객 불만 사항의 해결을 위하여 사용한다. 제품을 그대로 보관하며 각 뱃치를 대표하는 검체를 보관한다. 일반적으로는 각 뱃치 별로 제품 시험을 2번 실시할 수 있는 양을 보관한다. 제품이 가장 안정한 조건에서 보관한다. 사용 기간 경과 후 1년간 또는 개봉 후 사용 기간을 기재하는 경우에는 제조일로부터 3년간 보관한다.